Hinweismanagementsystem in der HGK-Gruppe

Das Erscheinungsbild der Häfen und Güterverkehr Köln AG und deren Tochter- und Beteiligungsgesellschaften in der Öffentlichkeit wird wesentlich durch das Auftreten, Handeln und Verhalten der MitarbeiterInnen sowie jeder anderen repräsentierenden Person bestimmt. Die Beachtung der gesetzlichen Vorschriften und betrieblichen Richtlinien sowie die Bekämpfung von Korruption haben eine hohe Bedeutung. Im Rahmen der Einführung einer Konzern-Compliance-Organisation im Stadtwerke Köln Konzern wurde auch ein Hinweismanagementsystem eingerichtet.

Das Verfahren dient dem Schutz der hinweisgebenden Personen und der Transparenz und Angemessenheit der Hinweisprüfung. Dieses System richtet sich sowohl an die Mitarbeitende der Gesellschaften der HGK-Gruppe als auch an Externe.

Erfasste Sachverhalte
Über das Hinweisgebersystem können Hinweise zu unzulässigen Geschäftspraktiken sowie Verstöße gegen interne und externe Vorgaben gemeldet werden. Hierzu gehören insbesondere auch Hinweise über:

  • Straftaten und Ordnungswidrigkeiten,
  • Geldwäscheverdachtsfälle,
  • Datenschutzverstöße,
  • Verstöße in der Lieferkette wie menschenrechts- und umweltschutzbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes,
  • Verstöße gegen Aufsichtsrecht,
  • Kartellrechtsverstöße und
  • sonstige Compliance-Vorfälle.

Allgemeine Kundenanliegen und Beschwerden im Hinblick auf unsere Produkte und Dienstleistungen sind an den zuständigen Kundenservice zu richten.

 

Meldestellen
Es gibt mehrere interne Meldestellen, bei denen Sie Ihren Hinweis platzieren können:
So kann für Hinweise jederzeit unser elektronisches Meldesystem „AdvoWhistle“ genutzt werden:

Link AdvoWhistle

Alternativ können Hinweise auch direkt an die folgenden Personen abgegeben werden:

Hinweise betreffend HGK und ihre
Beteiligungen:

Unternehmensinterne Ansprechperson:

Persönlich/Vertraulich
Herr Rechtsanwalt (Syndikusrechtsanwalt)
Frank Wichter, LL.M.
Compliance-Beauftragter

Am Niehler Hafen 2
50735 Köln/Deutschland

Telefon: +49 221 390-1060
Mobil: +49 176 13902390
frank.wichter@hgkgroup.de

Hinweise betreffend HGK und ihre
deutschen Beteiligungen:

Unabhängige Ombudsperson:

Persönlich/Vertraulich
Herr Rechtsanwalt
Dr. Lutz Nepomuck
GAZEAS NEPOMUCK Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB

Theodor-Heuss-Ring 34
50668 Köln/Deutschland

Telefon: +49 221 975858-285
Mobil: +49 173 3239723
Ombudsmann.StadtwerkeKoelnKonzern@
gazeas.de

Hinweise betreffend Beteiligungen der HGK Shipping GmbH in den Niederlanden:

Unabhängige Ombudsperson:

Persönlich/Vertraulich
Arbo Unie B.V.
Team Ongewenste omgangsvormen en Integriteit

Postbus 85101
3508 AC Utrecht/Niederlande

Telefon: +31 88 272-6026
Mobil : ./.
Email: vertrouwenspersoon@arbounie.nl

In Zusammenhang mit der Möglichkeit der Hinweisgabe per E-Mail, bitten wir zu berücksichtigen, dass eine lückenlose Vertraulichkeit u. a. mangels Verschlüsselung insoweit nicht gewährleistet ist.

Darüber hinaus können Hinweise an die externe Meldestelle des Bundesamts für Justiz abgegeben werden. Hier gelangen Sie zur Externen Meldestelle.

Daneben stehen bei Verstößen gegen Aufsichtsrecht die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gemäß § 21 HinSchG sowie das Bundeskartellamt (BKartA) gemäß § 22 HinSchG bei Kartellrechtsverstößen als externe Meldestellen zur Verfügung.

Verfahrensordnung
Dem Hinweisgebersystem in der HGK-Gruppe liegt eine Verfahrensordnung zu Grunde, die hier finden.